Tapahtumien järjestämisohje

Tapahtumien järjestäminen

Dalmatiankoirayhdistyksen nimissä voidaan järjestää toimintaa koko maassa ja järjestäjänä voi toimia kuka tahansa yhdistyksen jäsen. Mitä enemmän toimintaa saadaan aikaiseksi, sitä paremmin edistämme rotumme tunnettuutta, suosiota ja hyvinvointia.

Yhdistyksen nimissä järjestettävät tapahtumat koulutukset, kilpailut, lenkit, match show:t jne. tulee kuitenkin etukäteen hyväksyttää yhdistyksen hallituksella. Näin ollen hallitus, joka viime kädessä vastaa yhdistyksen nimissä järjestettävästä toiminnasta on tietoinen kaikesta. Esitys/hakemus/ilmoitus järjestettävästä toiminnasta tulisi olla yhdistyksen hallituksella hyvissä ajoin, jotta hallitus ehtii käsitellä asian.

Yhdistys julkaisee mielellään tapahtumien mainoksia DAL-lehdessä (ilmestyy 4krt vuodessa), www-sivuillaan sekä FB-sivuillaan. Mikäli tapahtumasta aiheutuu kuluja tai peritään osallistumismaksuja, tulee hakemukseen liittää myös budjetti.

Tapahtuma voi olla ns. varainhankintatapahtuma eli esim. Match Show, jonka tuotot järjestäjä voi toivoa ohjattavan jonkun tietyn tilaisuuden/toiminnon yms. tukemiseen yhdistyksen toiminnassa. Tapahtuma voi olla myös koulutusta yms. Dalmatiankoirille, jolloin tapahtuman ei tarvitse tuottaa voittoa vaan järjestämiskuluihin voidaan pyytää yhdistyksen osallistumista.

Kaikista järjestetyistä tapahtumista julkaisemme DAL-lehdessä jutun, jonka toimittamisesta vastaavat järjestäjät.

Hakemuksesta tulisi käydä ilmi:
Kuka järjestää (vastuuhenkilö/työryhmä) ja hänen yhteystietonsa, jotka julkaistaan tapahtumamainoksessa
Mitä
Milloin
Missä
Kenelle ja kuinka monta osallistujaa voidaan ottaa
Budjetti tapahtumalle (osallistumismaksut, järjestämiskulut esim. paikkavuokrat, kouluttajakulut jne.)

Tapahtuman järjestäminen talouden kannalta

Tapahtumasta tulee laatia budjetti ja lähettää se hallituksen hyväksyttäväksi jo ennen kuin tapahtumaa aletaan varsinaisesti järjestää. Vasta hallituksen hyväksynnän jälkeen voit alkaa hommiin. Tapahtumaan varten on mahdollista saada käteiskassa. Mieti käteiskassan koko ja osoita pyyntösi yhdistyksen taloudenhoitajalle tilitietojen kera hyvissä ajoin, sillä käteiskassan siirtoon vaaditaan hallituksen hyväksyntä.

Tapahtuman luonne määrittää onko tapahtumaan etukäteismaksu, maksu paikanpäällä vai ei maksua ollenkaan. Mikäli maksu suoritetaan yhdistyksen tilille, ole yhteydessä taloudenhoitajaan niin saat tilitiedot ja viitenumeron. Paikanpäällä maksettuna maksut lisätään käteiskassaan osallistujamäärätietojen kera.

Käteiskassasta on mahdollista maksaa tapahtuman kuluja, kuten matkalaskuja, buffetin tarpeita jne. jo paikanpäällä. Huomioi tämä pyytäessäsi käteiskassaa. Jokaisesta kassasta maksetusta asiasta tulee olla tosite. Tapahtuman järjestämisestä syntyneet laskut ohjataan suoraan yhdistyksen taloudenhoitajalle. Jos laskut tulevat järjestäjälle, älä viivyttele laskujen lähettämisessä, jotta ne saadaan ajallaan maksuun.

Ulkopuolisille tahoille, kuten tuomareille, maksetaan kilometrikorvaukset ja päivärahat normaalisti matkustussäännön mukaan. Omalle järjestävälle väelle ainoastaan hallituksen etukäteispäätöksellä hallituksen tekemän päätöksen 0,20e/km mukaan. Useimmat tapahtumat perustuvat yhdistyksen varainkeruuseen ja rodun pr- toimintaan. Pääsääntöisesti toimimme vapaaehtoisesti ja korvauksetta. Perustellusti ja etukäteen sovitusti matkakorvaukset voivat tulla kyseeseen.

Tapahtuman jälkeen järjestäjille on velvollisuus ynnätä menot ja tulot yhteen ja toimittaa laskelma kirjanpitäjälle. Käteiskassa tilitetään takaisin yhdistyksen tilille mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, viestiksi ”kassa tapahtuma XX” ja tapahtuman päivämäärä. Mikäli järjestäjät ovat maksaneet kuluja omista rahoistaan, tulee kuitit ja selvitys kuluista lähettää viipymättä taloudenhoitajalle postitse. Pelkkä kuva ei riitä maksunsaamiseksi, sillä alkuperäiset kuitit tarvitaan kirjanpitoon.

Tapahtuman järjestämisasioissa voi olla yhteydessä keneen tahansa hallituksen jäseneen ja hakemuksen voi jättää kenelle tahansa hallituksen jäsenelle.