Tapahtumien järjestämisohje
Yhdistys on laatinut tapahtumien järjestämistä helpottavan tapahtumien järjestämisohjeen, pääset tutustumaan järjestämisohjeeseen TÄSTÄ (pdf).
Tapahtumien järjestäminen
Dalmatiankoirayhdistyksen nimissä voidaan järjestää toimintaa koko maassa ja järjestäjänä voi toimia kuka tahansa yhdistyksen jäsen. Mitä enemmän toimintaa saadaan aikaiseksi, sitä paremmin edistämme rotumme tunnettuutta, suosiota ja hyvinvointia.
Yhdistyksen nimissä järjestettävät tapahtumat koulutukset, kilpailut, lenkit, match show:t jne. tulee kuitenkin etukäteen hyväksyttää yhdistyksen hallituksella. Tuomariehdotus/ehdotukset tulee hyväksyttää hallituksella ennen kutsumista.
Näin ollen hallitus, joka viime kädessä vastaa yhdistyksen nimissä järjestettävästä toiminnasta on tietoinen kaikesta. Esitys tai hakemus järjestettävästä toiminnasta tulisi olla yhdistyksen hallituksella hyvissä ajoin, jotta hallitus ehtii käsitellä tapahtumaesityksen. Mikäli tapahtumasta aiheutuu kuluja tai peritään osallistumismaksua, budjetti on pakollinen. Budjetissa erotellaan tapahtuman tulot ja menot sekä arvioitu tuotto. Tapahtuman budjetti tulee olla vähintään +/-0 ja vasta hallituksen hyväksynnän jälkeen voit alkaa hommiin.
Tapahtuma voi olla varainhankintatapahtuma esimerkiksi Match Show, jonka tuotot käytetään yhdistyksen jäsenille järjestettävien koulutuksien, webinaarien sekä tapahtumien rahoittamiseen. Yhdistyksen hallitus on linjannut, ettei tapahtuman tuottoa voida korvamerkitä tietylle tapahtumalle myöhemmin käytettäväksi. Tapahtuma voi olla myös koulutusta yms. dalmatiankoirille, jolloin tapahtuman ei tarvitse tuottaa voittoa vaan järjestämiskuluihin voidaan pyytää yhdistyksen osallistumista.
Yhdistyksen sponsorina toimii Bozita Robur, mikäli tapahtuma tarvitsee sponsoria, tulee siitä kertoa heti tapahtuman puoltoa haettaessa hallitukselta. Mikäli esimerkiksi Match Show'hun halutaan useampia sponsoreita, tulee sponsorit tarkistuttaa sponsorivastaavalla ennen kuin ulkopuolista sponsoria kysytään tapahtumalle. Hallitus voi kieltää tietyn sponsorin, mikäli se koetaan olevan kilpaileva yhdistyksen pääsponsorin tuotteiden kanssa. Järjestäjän on huolehdittava siitä, että sponsorin näkyvyys on mahdollisimman laajaa tapahtumassa, että myös valokuvissa kuten sijoituskuvissa.
Tapahtumahakemuksesta tulisi käydä ilmi mahdollisimman selkeästi:
- Kuka järjestää (vastuuhenkilö/työryhmä) ja hänen yhteystietonsa, jotka julkaistaan tapahtumamainoksessa
- Mitä
- Milloin
- Missä
- Kenelle ja kuinka monta osallistujaa voidaan ottaa
- Ilmoittautumishinnat jäsenille ja ei jäsenille
- Budjetti tapahtumalle (osallistumismaksut, järjestämiskulut esim. paikkavuokrat, kouluttajakulut jne.
- Budjettia varten tulee jo selvittää mitä palkintoja tapahtumassa halutaan käyttää ja mikä niiden oletettu hankintahinta tulee olemaan.
- Sponsori: Sponsorivastaavalle on toimitettava tieto kuinka monta palkittavaa tapahtumassa tulee olemaan. Saat sponsorivastaavan tiedot toimitettuasi tiedot sponsoritarpeesta.
- Pokaalit: Yhdistyksen varastolta löytyy pokaaleja sekä pokaalilahjoituksia voi kysellä tutuilta kasvattajilta tai muilta koiraharrastajilta. Pokaalin sijaan palkinto voi olla myös käyttöesine.
- Rusetit: Suurempi rusettitarve vaatii erillisen rusettitilauksen. Hallitukselta voi pyytää apua rusettien hinta-arvion kanssa. Pienempään tapahtumaan rusetit löytyvät helposti lahjoitettujen ruusukkeiden kautta. Rusetteihin voidaan myös erikseen tilata ruusukenauhoja tekstillä, jolloin ruusukkeita voidaan uudelleenkäyttää.
Tapahtuman näkyvyys
Yhdistys julkaisee tapahtumasta tiedot www-sivuillaan, Facebook- ja Instagram- sivuillaan. Tapahtuman mainos julkaistaan myös DAL-lehdessä, mikäli se on aikataulullisesti järkevää. Ensisijaisesti yhdistys on vastuussa tapahtuman mainostuksesta, järjestäjä voi kuitenkin halutessaan jakaa yhdistyksen www-sivuilla olevaa tapahtumaa sosiaalisen median kanavissa.
Toimitathan PR-toimikunnalle pr.toimikunta.findal@gmail.com tarkat tiedot järjestettävästä tapahtumasta:
- Mitä? Missä? Milloin?
- Jos erillisiä luokkia tai ryhmiä ilmoita/listaa ne sekä myös tieto montako paikkaa esim. koulutukseen on varattu
- Tarkempia tietoja tapahtumasta tai sen kulusta
- Ilmoittautumishinnat jäsen/ei jäsen
- Ilmoittautumisajat ja ilmoittautumiskanava, jos muu kuin yhdistyksen lomake esim. Virkku tai Showlink
- Mahdollisen kouluttajan/tuomarin esittely
- Mikäli sponsorina toimii yhdistyksen sponsorin lisäksi joku muu, toimita sponsorin logo ja mahdollinen mainos.
Toimita PR-toimikunnalle heti tapahtuman päätyttyä vähintään kuva kilpailun voittajasta sekä tulokset. Muiden sijoittuneiden sekä kuvien toimittaminen mahdollisimman pian viimeistään kuitenkin 2 viikon kuluessa tapahtumapäivästä.
Tapahtumat lisätään yhdistyksen nettisivuille tapahtumakalenteriin. Mikäli ilmoittautumiskanavana ei ole ulkopuolinen taho, toimita PR-toimikunnalle lomakkeeseen tarvittavat kentät. PR-toimikunta avaa tapahtumalle ilmoittautumislomakkeen ja lomakkeiden vastaukset on mahdollista ohjata suoraan järjestäjän sähköpostiin, joten ilmoita samalla mihin sähköpostiosoitteeseen lomakkeet lähetetään. Lomakkeista on mahdollista saada excel-tiedosto ilmoittautumisajan päätyttyä.
Yhdistyksen tapahtumien tulokset julkaistaan yhdistyksen nettisivuilla ja some-kanavilla. Huolehdithan, että tapahtumassasi on kuvaaja paikalla ja luokkavoittajista sekä muista voittajista otetaan valokuvat. Sovi myös etukäteen kuka kirjoittaa jutun DAL-lehteen tapahtumasta.
DAL-lehti
Tapahtuman kuvat ja tulokset julkaistaan myös yhdistyksen DAL-lehdessä. Tulosten yhteyteen tulee kirjoittaa juttu tapahtumasta. Pyydä hyvissä ajoin tuomarilta myös kommentit tapahtumasta, liitettäväksi jutun yhteyteen. Mikäli kyseessä on arvosteltava laji, jonka arvostelu on julkinen, tulisi myös arvostelut toimittaa lehdelle julkaistavaksi. Tuomarilta kannattaakin pyytää heti tapahtuman jälkeen tuomarin tai kouluttajan kommentit lehteä varten, jolloin tapahtuma on vielä hyvin muistissa.
Myös ei-kilpailullisista tapahtumista julkaistaan DAL-lehdessä juttu ja kuvia. Sovi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa kuka kirjoittaa jutun ja kuka ottaa kuvia juttua varten. Juttuun voi liittää osallistujien mietteitä tai lyhyitä kertomuksia tapahtumasta. Tapahtumapaikalla voisi myös haastatella osallistujia juttua varten.
Nimeä julkaistavat kuvat selkeästi koiran nimen tai tuloksen mukaan. Toimita kuvien mukana myös kuvatekstit. Kuvateksteissä on hyvä mainita koirien viralliset nimet, sekä tapahtuman luonteesta riippuen myös kutsumanimi. Jos kuvassa näkyy koiran ohjaaja tai esittäjä olisi hyvä mainita myös heidän nimensä. Teksti, tulokset sekä tuomarinkommentit toimitetaan DAL-lehden toimitukselle toimitus.findal@gmail.com.
Tapahtuman järjestäminen talouden kannalta
Ilmoittautumismaksut
Tapahtuman luonne määrittää onko tapahtumaan etukäteismaksu, maksu paikanpäällä vai ei maksua ollenkaan. Mikäli maksu suoritetaan yhdistyksen tilille, ole yhteydessä taloudenhoitajaan niin saat tilitiedot ja viitenumeron. Paikanpäällä maksettuna maksut lisätään käteiskassaan osallistujamäärätietojen kera.
Yhdistyksellä on käytössä MobilePay ja suosittelemme MobilePayn käyttöä käteisen sijaan. Mikäli kuitenkin tapahtumaan ilmoittaudutaan tapahtumapäivänä on tapahtumaa varten mahdollista saada käteiskassa käteismaksuja varten. Mieti käteiskassan tarpeellisuutta, määrää ja osoita pyyntösi yhdistyksen taloudenhoitajalle tilitietojen kera hyvissä ajoin, sillä käteiskassan siirtoon vaaditaan hallituksen hyväksyntä.
Käteiskassasta on mahdollista maksaa tapahtuman kuluja, kuten virallisia matkalaskuja, buffetin tarpeita jne. jo paikanpäällä. Huomioi tämä pyytäessäsi käteiskassaa. Jokaisesta kassasta maksetusta asiasta tulee olla tosite.
Tapahtuman järjestämisestä syntyneet laskut ohjataan suoraan yhdistyksen taloudenhoitajalle taloudenhoitaja.findal@gmail.com. Jos laskut tulevat järjestäjälle, älä viivyttele laskujen lähettämisessä, jotta ne saadaan ajallaan maksuun.
Matkakorvaukset
Ulkopuolisille tahoille, kuten virallisille tuomareille, maksetaan kilometrikorvaukset ja päivärahat normaalisti matkustussäännön mukaan. Yhdistyksen epävirallisissa tilaisuuksissa tuomarin kilometrikorvaus sovitaan tapahtumakohtaisesti. Useimmat tapahtumat perustuvat yhdistyksen varainkeruuseen ja rodun PR-toimintaan. Pääsääntöisesti toimimme vapaaehtoisesti ja korvauksetta. Perustellusti ja etukäteen sovitusti matkakorvaukset voivat tulla kyseeseen.
Myyntituotteet
Yhdistyksellä on myyntituotteita, joita voidaan myydä tapahtumissa. Myyntituotteista saatua tuloa ei lasketa tapahtuman tuloksi. Myyntituotteiden toimitus paikan päälle tulee sopia hyvissä ajoin ennakkoon hallituksen kanssa. Buffan tuotot ja tappiot taas lasketaan tapahtuman tuloksi tai tappioksi.
Loppuselvitys
Tapahtuman jälkeen järjestäjille on velvollisuus ynnätä menot ja tulot yhteen ja toimittaa laskelma hallitukselle. Mahdollinen käteiskassa tilitetään takaisin yhdistyksen tilille mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, viestiksi ”kassa tapahtuma XX” ja tapahtuman päivämäärä.
Mikäli järjestäjät ovat maksaneet kuluja omista rahoistaan, tulee kuitit ja selvitys kuluista lähettää skannattuina taloudenhoitajalle tilinumeron kanssa.
Tapahtuman järjestämisasioissa voi olla yhteydessä keneen tahansa hallituksen jäseneen ja hakemuksen voi jättää kenelle tahansa hallituksen jäsenelle.